Personeelsadministratie voor startende ondernemers

Personeelsadministratie voor startende ondernemers
U wordt ondernemer met personeel.
Iedere ondernemer begint voor zichzelf vanwege het ondernemerschap. Ervaring met het in dienst hebben van personeel heeft u echter niet. U onderneming groeit, u krijgt behoefte aan uitbreiding met personeel. Dan is het zaak vanaf het begin uw P&O zaken goed op orde te hebben.

Personeelsadministratie
Van al uw personeelsleden dient u een fors aantal gegevens bij te houden. Denk aan het papieren dossier, met daarin de sollicitatiebrief  met cv, (evt. de functiebeschrijving) en de arbeidsovereenkomst inclusief bijlagen.
Hierover meer in het hoofdstuk personeelsdossiers voor startende ondernemers.

De personeelsadministratie omvat alle relevante gegevens per personeelslid (evt. digitaal). U kunt daarbij denken aan het toekennen van personeelsnummers per personeelslid, waarbij het eerste cijfer de vestiging aanduidt. Onder dat personeelsnummer worden alle stamgegevens en de mutaties verwerkt.

Onder de stamgegevens wordt verstaan naam, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit en bank- of gironummer. Vervolgens gegevens zoals telefoon, fax, mobiele telefoon, e-mailadres, burgerlijke staat en gezinssamenstelling inclusief namen en geboortedata. De verdere persoonsgerichte zaken omvatten opleiding, werkervaring, cursussen en hobby’s.

Verder dienen de functieomschrijving, aantal te werken uren (evt. dagen) per week, het salaris, verzekeringsgegevens en de overige arbeidsvoorwaarden ingevoerd te worden (bijvoorbeeld pensioenregeling of auto van de zaak).

Gedurende een arbeidsovereenkomst vinden mutaties plaats. Er worden functionerings- en beoordelingsgesprekken gevoerd, salariswijzigingen worden doorgevoerd. Al dit soort mutaties dienen eveneens in de personeelsadministratie ingevoerd te worden. Vergeet daarnaast ook zaken als ziekteverzuim, vakantiedagenregistratie en studiedeelname en -kosten niet.

Als personeel bij u in dienst komt, dient u er ook rekening mee te houden, dat u meldingen doet bij het UWV, de fiscus (loonheffingverklaring!) en diverse verzekeraars. Van arbeidsovereenkomsten en formulieren inzake bijvoorbeeld verstrekkingen,kunt u ook digitale bestanden aanmaken en bewaren in de personeelsadministratie.
Maak tevens een kopie van het paspoort, ID bewijs of verblijfsvergunning (let op TW) in het kader van de wettelijke verplichting daartoe voor werkgevers.

Het voordeel van een personeelsadministratie, staat of valt met het tijdig en op juiste wijze onderhouden ervan. Ook een verdeling van rechten van gebruik dient uitgewerkt te worden. Aangenomen is dat er uiteindelijk een verantwoordelijke is die tekent voor akkoord, wat de invoer of mutatie dan valideert.

U dient er rekening mee te houden dat de gegevens van de personeelsadministratie alleen door diegene(n) kan worden benaderd, die daartoe rechten heeft gekregen. De privacywetgeving dient nageleefd te worden en dat geldt ook hiervoor.
(Bron: Regicon en HR-select)