Privacy statement

Printvriendelijke versieSend by email

Privacy statement Aben Personeelszaken
 
Aben Personeelszaken zich er van bewust dat een passende verwerking van persoonsgegevens een onmisbaar aspect is van het privacy recht. Om dit recht te waarborgen, kunt u in deze verklaring nagaan wat er met uw gegevens gebeurt. De handelswijze van Aben Personeelszaken is zo goed mogelijk in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, die in mei 2018 van kracht is/wordt.
 
Welke gegevens hebben we?
Aben Personeelszaken wordt door diverse opdrachtgevers ingehuurd voor het geven van advies op HR-gebied, soms ook voor het verrichten van operationele werkzaamheden als verlengde arm van de werkgever.
Ten behoeve van advieszaken en operationele werkzaamheden heeft Aben Personeelszaken toegang tot privacygevoelige gegevens van medewerkers van haar opdrachtgevers. Als voorbeeld: loonstroken, arbeidsovereenkomsten, verzuimverslag, functioneringsverslagen.
 
Doel van het verwerken van deze gegevens?
Persoonsgegevens worden door Aben Personeelszaken verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met Aben Personeelszaken. Deze overeenkomsten zien hoofdzakelijk toe op het leveren van dienstverlening en advies op het gebied van HR/Personeelszaken. Om deze diensten te optimaliseren, kunnen de gegevens tevens worden gebruikt om de diensten van Aben Personeelszaken te verbeteren en om de relatie met de klant te beheren.
 
Wat doen we met die gegevens?
De gegevens worden gebruikt ten behoeve van het geven van inhoudelijk advies en het opstellen van diverse documenten, overeenkomsten c.q. verslagen welke voor werkgever noodzakelijk zijn om aan zijn wettelijke verplichtingen te voldoen en/of noodzakelijk voor zijn bedrijfsvoering als werkgever.
 
Waar staan de gegevens, waar komen de gegevens vandaan en waar gaan ze naartoe?
De gegevens zijn eenmalig opslagen op een eigen beveiligde server van Aben Personeelszaken, niet in de cloud.
Aben Personeelszaken werkt uitsluitend op een Mac met een sterk wachtwoord en een encrypte disk en zal nooit gebruik maken van openbare wifinetwerken, anders dan de wifinetwerken van opdrachtgevers of via de mobiele netwerken van de telefoon. Anders zal Aben Personeelszaken gebruiken van een encrypte vpn.
De gegevens worden door Aben Personeelszaken verwerkt en gaan terug naar werkgever of uitvoeringsinstanties zoals (bv) het UWV.
 
Wat is ons beveiligingsniveau?
Aben Personeelszaken beschermt de aan haar toevertrouwde gegevens met behulp van technische en administratieve veiligheidsmaatregelen om het risico van verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging zo klein mogelijk te maken. Hierbij kunt u denken aan firewalls, versleuteling van gegevens en fysieke en administratieve toegangscontroles tot aan de data en servers. Indien u toch denkt dat er misbruik is gemaakt van data, dan kunt u contact opnemen met ons via het contactformulier.
 
Hoe lang bewaren we de gegevens?
Aben Personeelszaken bewaart de gegevens zolang werknemer in dienst is bij werkgever en Aben Personeelszaken in opdracht van werkgever werkzaamheden verricht.
In geval van sollicitanten worden betreffende Cv’s en overige persoonsgegevens jaarlijks verwijderd. Eens per jaar worden alle gegevens opgeruimd en verwijderd van de server. Hiervan wordt een logbestand bijgehouden.
 
Wie in de organisatie heeft toegang tot de gegevens?
Toegang is uitsluitend beschikbaar voor eigenaar Aben Personeelszaken (1 persoon) en systeembeheerder.
 
Rechten van betrokken
Indien u een relatie met onze organisatie heeft, kunt u na een schriftelijk verzoek (per e-mail via het contactformulier) de mogelijkheid uw persoonlijke gegevens in te zien. Indien het door ons verstrekte overzicht feitelijke onjuistheden bevat, kunt u ons schriftelijk verzoeken de gegevens te wijzigen of te laten verwijderen. Daarnaast kunt u, indien u niet wilt worden benaderd met informatie over onze producten en diensten, ons hiervan schriftelijk op de hoogte stellen.
 
Aanpassen privacy statement
Wij behouden ons het recht voor ons privacy statement aan te passen.