Bonusregeling goed geregeld?

  • Hebt u goed afgesproken welke doelen uw medewerker moet behalen?
  • Zijn deze afspraken goed vastgelegd en door uw medewerker ondertekend?
  • Weten uw medewerkers wanneer de bonus niet wordt uitgekeerd?
  • Heeft uw regeling voldoende rechtskracht?
Persoonlijk presteren
Een resultaatgerichte bonus is een individuele extra beloning die direct is gekoppeld aan persoonlijke prestaties. Niet voor niets is deze vorm van belonen vanouds populair in de wereld van sales en harde commercie, waar het er (meestal) om gaat zoveel mogelijk zakelijke transacties tot stand te brengen. De achterliggende gedachte is dan dat medewerkers harder hun best doen als de werkgever hun beloning rechtstreeks koppelt aan geboekte successen. Daarnaast wordt de bonus ingezet als middel om (top)talent aan te trekken en vast te houden: iedere of een bepaalde groep medewerkers zijn persoonlijke, voor hem maximaal aantrekkelijke bonusregeling.
 
Keerzijden
Wie goed presteert, krijgt een grotere bonus: het systeem lijkt simpel en doeltreffend. Maar denk goed na voor u eraan begint, want er zijn zeker ook keerzijden. Zo is een belangrijk risico dat u gedrag en een houding tegenover medewerkers, klanten en producten stimuleert die uw organisatie weliswaar op korte termijn succes en winst opleveren, maar op de langere termijn minder goed of zelfs nadelig uitpakken. Ook moet u zich afvragen wat voor uw organisatie uiteindelijk belangrijker is: individuele topprestaties of goede samenwerking binnen teams.
 
Gewenst gedrag of resultaat
Meestal krijgt u meer vat op de materie als u bedenkt welk gedrag of resultaat u precies extra wilt belonen en stimuleren. Wanneer is er sprake van meerwaarde? Het kan helpen om deze te benoemen en daar voorbeelden bij te formuleren. Vervolgens kunt u vaststellen wanneer er sprake is van bijzondere prestaties die daar bovenuit stijgen. Ook kunt u de lat steeds een stukje hoger leggen door de bonus jaarlijks te
koppelen aan een nieuw ontwikkelingsdoel. Bijvoorbeeld door in het eerste jaar een bonus te verbinden aan het aandragen van potentiële nieuwe klanten en in het tweede aan het zelfstandig binnenhalen ervan. Zo stimuleert u voortdurende groei en ontwikkeling. Of door in het eerste jaar een ontwikkeling van een afdeling te omschrijven en in het tweede jaar een stijging van de productie resultaten. Dit alles is maatwerk.
 
Voorwaarden
Het mag duidelijk zijn dat u aan het toekennen en uitkeren van een bonus maar beter heldere voorwaarden kunt stellen. Denk als u daarop zit te broeden meteen ook goed na waar u de bonus precies aan wilt relateren. Een koppeling met (alleen) positieve omzet is bijvoorbeeld niet zo handig: u heeft weinig tot niets aan méér omzet als de werknemer daarbij niet tevens de winst weet te vergroten of zelfs verlies veroorzaakt. Ook heeft u niets aan positieve resultaten als medewerkers uw bedrijf gaan verlaten omdat de werksfeer daalt.
 
Resultaatgerichte incidentele bonus
Steeds meer organisaties werken met een vorm van flexibele beloning om goede prestaties van hun personeel te bevorderen en zich als aantrekkelijke werkgever te presenteren op de arbeidsmarkt. Wilt u ook graag dergelijke positieve prikkels afgeven, dan kunt u overwegen om met resultaatgerichte bonussen te gaan werken. Zo’n bonus kan een krachtig middel zijn om individuele medewerkers te stimuleren tot het leveren van optimale prestaties. Maar pas op: u moet u zich wel aan diverse spelregels houden. In de praktijk zijn er nogal wat valkuilen. Pas ook op met een pure focus op winst. Voor u het weet hebben werknemers dan namelijk helemaal geen oog meer voor lange termijn doelen zoals medewerkers- of klanttevredenheid, acquisitie, productontwikkeling en het benaderen van nieuwe markten.
 
Afspraken
Zorg ervoor dat u goede afspraken maakt en daar ook strak de hand aan houdt. Doet u dit niet, dan gaat de bonus al snel een vast onderdeel vormen van de beloning. Wilt u vervolgens een keer niets of minder uitkeren, dan kan de werknemer met succes tegenover de rechter aanvoeren dat er in feite sprake is van een vaste beloning. Maak ook goede afspraken over opzegging gedurende het kalenderjaar, anders bent u verplicht om uitkering naar rato toe te passen. U kunt niet volstaan met de voorwaarde dat de werknemer op een nader vastgestelde datum van het jaar in dienst moet zijn, maar zult vooraf in een individuele overeenkomst een specifieke afspraak moeten maken over het niet uitkeren van een evenredig deel van de bonus.
 
Doelstellingen
Meestal werkt een systeem van bonussen het best als u een mix creëert van harde en zachte doelstellingen. Zo kunt u veel van de ongewenste effecten uit het systeem halen en wél de lange termijn doelen van uw organisatie en de samenwerking tussen collega’s bevorderen. Denk bijvoorbeeld aan een mix van:
- gerealiseerde omzet of binnengehaalde nieuwe klanten;
- succesvol afgeronde opleidingen of het oppakken van taken waar het hele team van profiteert;
- resultaten die met het hele team zijn geboekt of de houding ten opzichte van collega’s;
- deelname aan vergaderingen;
- afdelingsontwikkelingen;
- communicatie naar medewerkers;
- arbeidstevredenheid.
 
Simpel
Heldere voorwaarden zijn dus cruciaal. Maar pas op dat u het bonussysteem ook weer niet te ingewikkeld maakt. Moet u ieder jaar verschrikkelijk puzzelen om te bepalen wie waar recht op heeft? Dan moet u zich afvragen of uw systeem niet zó complex is geworden dat er nauwelijks nog een positieve prikkel vanuit gaat. Zo’n positieve stimulans krijgt u alleen als iedereen het systeem kan snappen. En wilt u werkelijk kunnen sturen op resultaten, dan moet u die natuurlijk wél het gehele jaar door, of minimaal per kwartaal kunnen opvragen. Houd uw systeem dus simpel.
 
Redelijk
Stel altijd redelijke voorwaarden en doelen. Doet u dit niet, dan loopt u het risico om medewerkers over de kop te jagen of te demotiveren. Zorg wel voor een echte uitdaging: als een medewerker de targets op zijn sloffen kan halen, geeft u veel (extra) geld uit zonder dat daar betere prestaties tegenover staan. Verder moeten de medewerkers altijd daadwerkelijk invloed kunnen uitoefenen op hun kansen om voor de bonus in
aanmerking te komen. Is dit niet het geval, dan zal zelfs de hoogste bonus weinig effect sorteren. Stelt u bijvoorbeeld de eis dat de omzet omhoog moet terwijl uw verkoopcijfers in de praktijk vooral afhangen van bedrijfsbrede kortingsacties, dan is het de vraag of de individuele medewerker wel de middelen heeft om aan uw eis te voldoen. Uiteraard zorgt u er ook voor dat als uw bedrijfsresultaat negatief is, u niet of nauwelijks tot uitkering hoeft over te gaan.
 
Rechtskracht
Probeer het niet hanteren van uitkering naar rato niet via uw personeelsreglement te regelen. Zo’n op het collectief gerichte regeling heeft in individuele gevallen meestal onvoldoende rechtskracht. Stel een individuele bonusregeling op, welke u koppelt aan de te behalen doelen.
 
Hebt u ondersteuning nodig bij het opstellen van een bonusregeling?
Aben Personeelszaken kan u daar op praktische en flexibele wijze mee helpen.

(Bron: HR-select, Kluwer praktijkgids Arbeidsrecht)